Praktisk info

Praktisk informasjon til utstillere på SMAK. Her finner du det du må vite for å delta.

Informasjon til Utstillere

Åpningstider
Festivalens åpningstider for ordinære utstillere er:

Fredag 20.sept: kl. 11 – 18
Lørdag 21.sept: kl. 10 – 17

Utstiller plikter å være tilstede til definerte åpningstider under hele festivalen. Selv om man går tom for produkter må standen ikke lukkes ned.  Utstillere som lukker og pakker ned stand før stengetiden kan risikere å få bot.

Trenger du overnatting?
Partner hotell med priser vil komme.

Trenger du ekstra utstyr i teltet?
I utgangspunktet har du leid bare teltet. Det vil si at det ikke er hverken bord eller stoler i teltet.  Du står fritt til å ta med eget utstyr, og Skjema for Utstyr som kan bestilles av vår leverandør vil bli sendt alle påmeldte noen uker før festivalen.

Festivalområdet
Festivalområdet er fra Kystens hus, Stortorget,  Storgaten og avsluttes i kirkeparken.

Utforming boder – Pris for «beste stand»
Som utstiller står du fritt til selv å utforme din egen stand. Vi oppfordrer alle til å være kreative og skape et miljø som på best mulig måte underbygger «historien» bak det som selges og sier noe om hva som er det spesielle ved akkurat din vare og/eller det området/sted du kommer fra. Ellers minner vi igjen om festivalens matprofil som i første rekke vil tilstrebe og signalisere matglede, høy kvalitet, mangfold og miljøvennlighet.

Det vil bli delt ut en egen pris for ”Beste stand”.

Utstillernes tilbud og smaksprøver
Det er viktig for oss i SMAK at publikum får en god matopplevelse gjennom å oppleve mange forskjellige smaker. For at publikum skal klare å spise seg gjennom gaten, er det viktig at utstillere også tilbyr små matporsjoner. Alle utstillere må ha minimum 1 rett til max 35,-

Dette vil i år bli kontrollert, da tilbakemeldinger fra publikum fra forrige festival var at det var få som serverte småretter

Profilering
Utstillernes skilt og reklame må kun brukes innenfor deres tildelte telt. Reklamemateriell må kun selges/deles ut fra egen stand. Arrangøren forbeholder seg retten til å fjerne uegnet reklame. Husk at for alkohol gjelder helt egne regler. Bruk av eget lydanlegg må ikke være til sjenanse til nabostand. Ta kontakt om spørsmål.

Rydding og renovasjon
Utstiller må selv sørge for at det er ryddig både inne i og utenfor egen utstillingsplass. Søppel skal umiddelbart fjernes og tømmes i anvist container som arrangøren er ansvarlig for. Søppeldepot er sør for torgsentret i storgata, husk å rydde stand etter avslutting fredag og lørdag. Husk at det er søppelsortering for utstillere. Vi setter opp avfallsdunker til mat, papp, glass og rest.

Toalett
Festivalen vil sørge for at et nødvendig antall toaletter vil stå til disposisjon for utstillere under festivaldagene.  Toalett for utstillere og publikum er i Kulturhuset, fredag og lørdag.

Vakthold og sikkerhet
Arrangør tar hånd om vakthold under hele festivalen fra torsdags kveld til lørdag kveld. Festivalen påtar seg ikke ansvar for utstilte varer, utstyr og tredjepersons eiendeler.

Alle stander med varmekilder pålegges å ha godkjent brannslukkingsapparat. Dette må utstiller selv besørge. For bruk av gass gjelder egne regler.

Mattilsynet og god hygienepraksis
SMAK ønsker å sette best mulig mathygiene i fokus, og vi melder inn oversikt over utstillere og hva som tilbys til Mattilsynet.  Vi minner om at all mat som tilvirkes i forkant av festivalen for salg skal være tilberedt på kjøkken som er meldt inn til Mattilsynet og som tilfredsstiller kravene i Næringsmiddellovgivningen. Det er ikke tillatt å bearbeide mat på private kjøkken uten at forholdene er vurdert av Mattilsynet. Har du spørsmål som gjelder mathygiene og regelverk, ta kontakt med Mattilsynet.

Viktig informasjon til utstillere, finner du i eget kapittel «Viktig informasjon fra Mattilsynet»

Skjenkebevilling
Skjenkebevilling kan innvilges etter søknad til Tromsø kommune – søknadsskjema skjenkebevilgning.
Om du ikke har bevilgning i fra tidligere, vil du som «førstegangssøker» bli pålagt å ta et kort kurs om Alkoholloven. Husk, det må også søkes om flytting ved eksisterende bevilgning.

Opprigging og nedrigging
Teltene vil være tilgjengelig for opprigging i løpet av torsdagsettermiddag og fredagsmorgen, senest kl. 08 på fredag. Arrangøren tar direkte kontakt med hver utstiller med informasjon om når det aktuelle teltet er klar for opprigging. Sender SMS fortløpende når stand i dit område er klart for opprigg. Vi starter å klargjøre teltene fra nord i Storgata.

Det er ikke tillatt å kjøre bil i gågata mellom kl 10.30 og 18.30 fredag, og mellom 09.30 – 17.30 lørdag. Alle biler skal inn i nord og kjøre sør i storgata. Inn og ut av gata ved nærmeste mulighet, og bil skal kun stå i gata ved av- og pålessing. Det er ingen mulighet for å passere to biler i gata, derfor er det viktig at alle kjører samme vei, samt er så raskt som mulig.

Nedrigging av stand kan foregå inntil 2 timer etter at festivalen er avsluttet.

Omsetning og rapporteringsplikt
Fra og med 2015 innførte vi rapporteringsplikt på omsetning alle utstillere har under SMAK Nordnorsk Matfestival. Årsaken til dette er at festivalen er delvis finansiert av offentlige tilskudd og våre bidragsytere krever opplysninger om hvor stor omsetning SMAK generer totalt. Opplysninger dere deler med oss vil bli behandlet konfidensielt.

Manglende rapportering vil utløse et gebyr på kr 6 400 per 3 x 3 telt. Gebyret innføres med bakgrunn i at SMAK vil stå i fare for å miste/få reduksjon i offentlige tilskudd hvis vi ikke innfrir alle kravene knyttet til tilskuddene.

 SMAK tar ansvar for

  • Koordinering og kvalitetssikring av alle deltakere
  • Profilering av festivalen i media, samt hver enkelt utstiller på våre hjemmesider – dette forutsetter at vi mottar tilstrekkelig informasjon.
  • Samlecontainere for søppel, samt tømming.
  • Ferdig oppsatte telt etter bestilling.
  • Strømtilgang for alle som har bestilt.
  • Vakthold av arrangement området.

 Kontraktbetingelser

1. Påmelding

Påmelding er bindende. Utstillere som trekker sin bestilling tilbake må betale for standplassen som er bestilt. Ved kansellering senere enn 30 dager før arrangementet må utstiller også betale for bestilt strøm og tilleggstjenestene som ikke er mulig å avbestille.

2. Betalingsbetingelser

Faktura sendes på mail sammen med plassbekreftelsen. Faktura har 10 dagers betalingsfrist. Dersom stand leien ikke er betalt til rett tid, vil kunden bli belastet med 8,75 % rente pr. påbegynt måned. Garanti for disponibel stand bortfaller ved for sen betaling. Ønsker du å få sendt faktura per post, tilkommer et administrasjonsgebyr på 75 kroner.

3. Avlysning

SMAK forbeholder oss retten til å kunne avlyse festivalen på grunn av force majeure, uforutsette forhold, brann, flom eller lignende, eller ved for få deltakere. Alle innbetalte beløp vil da bli refundert.

4. Framleie

Framleie av stand er ikke tillatt.

5. Ansvar

Utstiller er selv ansvarlig for skader som påføres personer, telt og annet leid utstyr. Instrukser og anvisninger fra myndigheter og/eller arrangør må følges nøye. Alt teknisk utstyr skal være godkjent. Skadet eller ikke godkjent utstyr skal umiddelbart fjernes fra området. Arrangør kan uten begrunnelse fjerne teknisk utstyr som kan være til fare for publikum etc. uten at det får konsekvenser for arrangør. Utstiller plikter å følge henvisninger fra arrangør for tilkopling av sitt utstyr.

6. Forsikring

Utstiller må selv dekke nødvendige forsikringer. (Arrangøren kan i ettertid ikke bli holdt ansvarlig for tredjeparts skader eller lignende.)

7. Montering/demontering

Utstiller må selv sørge for transport, montering og demontering, pakking og bort kjøring av sine varer og utstyr. Når standen demonteres skal området tilbakeleveres rengjort og fri for dekorasjoner, spiker, fundamenter etc. I tilfelle forsømmelser, forbeholder arrangøren seg rett til å foreta det nødvendige oppryddingsarbeidet for kundens regning.

8. Generell orden

Gjeldende politivedtektene m.h.t støy og orden

9. Tvister

Enhver påmelding anses som bundet av dette reglementet uansett om det er tatt forbehold av noen slag. Eventuelle tvister om forståelse av inngått avtale mellom arrangør og utstillere avgjøres av en voldgiftsnemd. Bestemmelse i lov om rettergangsmåte for tvistemål kapittell 32 om voldgift anvendes.

Viktig informasjon fra Mattilsynet

Utstillere er pliktig til å ha sine systemer i orden for det de produserer/selger/frambyr. Se liste med krav under her for slike arrangementer.

Her er Kapittel III i Forskrift om Næringsmiddelhygiene (næringsmiddelhygieneforskriften). Link til hele forskriften: http://www.lovdata.no/cgi-wift/ldles?doc=/sf/sf/sf-20081222-1623.html
Bestemmelser som får anvendelse på flyttbare og/eller midlertidige lokaler (som f.eks. telt, markedsboder, mobile salgskjøretøyer), lokaler som fortrinnsvis brukes som privatbolig, men der næringsmidler regelmessig tilberedes for omsetning, samt salgsautomater

1. Lokalene og salgsautomatene skal så langt det er praktisk mulig være plassert, utformet og konstruert og holdes rene og vedlikeholdes på en slik måte at risikoen for forurensning, særlig fra dyr og skadedyr, unngås.
2. Når det er nødvendig, gjelder særlig følgende:
a) Det skal finnes hensiktsmessige innretninger for å opprettholde egnet personlig hygiene (herunder innretninger som gjør det mulig å vaske og tørke hendene under hygieniske forhold, hygieniske sanitæranlegg og garderober).
b) Overflater som kommer i kontakt med næringsmidler, skal være i god stand, lette å rengjøre og, når det er nødvendig, desinfisere. Dette krever bruk av glatte, vaskbare og korrosjonsbestandige materialer som ikke er giftige, med mindre driftsansvarlige for næringsmiddelforetak kan godtgjøre overfor vedkommende myndighet at andre materialer som er brukt, egner seg like godt.
c) Det skal finnes egnede muligheter til å rengjøre og, når det er nødvendig, desinfisere arbeidsredskaper og arbeidsutstyr.
d) Der næringsmidler rengjøres som et ledd i næringsmiddelforetakets aktivitet, skal det vedtas egnede bestemmelser slik at dette skjer på en hygienisk måte.
e) Det skal finnes egnet tilførsel av varmt og/eller kaldt drikkevann.
f) Det skal finnes egnede muligheter og/eller innretninger for hygienisk lagring og disponering av farlige og/eller uspiselige stoffer og avfall (fast eller flytende).
g) Det skal finnes egnede innretninger og/eller muligheter for å opprettholde og overvåke passende temperaturforhold for næringsmidlene.
h) Næringsmidlene skal plasseres på en slik måte at risikoen for forurensning unngås så langt det er praktisk mulig.

 

Mattilsynet informerer i tillegg om følgende:

  • Folk som jobber med matproduksjon/servering, skal ikke bruke samme toalett som kunder. Det skal være gode handhygienemuligheter på toalettene.
  • Generelt må man innarbeide gode handhygienerutiner (om man ikke har vann, så bør man ha våtservietter med desinfeksjonseffekt etc.), etablere gode generelle hygienerutiner, ha OK arbeidsbekledning med hode/hårdekke, ha gode muligheter for oppbevaring av mat (lav temperatur og beskyttelse mot ev forurensninger), sikker varmebehandling (oppkok eller gjennomstekning) og oppbevaring av varmmat ved over 60 grader C.
  • For kundenes sikkerhet, ber vi også om at kunder kan gis muligheter til handhygiene før/ev. i forbindelse med bespisning.
  • Det forutsettes at det benyttes engangs serveringsutstyr (papp/plast).
  • Husk at allergener ingredienser nå skal informeres om skriftlig ved slag over disk. Se Veileder: http://www.mattilsynet.no/mat_og_vann/merking_av_mat/generelle_krav_til_merking_av_mat/matmerking_allergener__ikke_ferdigpakket_mat.16637/binary/Matmerking%20Allergener%20-%20ikke%20ferdigpakket%20mat
  • I tillegg kan det etableres et lite internkontrollsystem som sier noe om- og som dokumenterer (med sjekklister) at du følger krav i næringsmiddelregelverket (spesielt kontroll av temperaturer etc dersom frambudet varer over tid).

Registrering:

Alle registreringer/meldinger til Mattilsynet skal gjøres via Mattilsynets Skjematjenester, innlogging skjer via www.altinn.no og du må ha innloggingsrettigheter likt det du bruker til f.eks ligningskontoret eller din egen nettbank. Du registrerer din virksomhet ved å benytte det elektroniske skjemaet Ny næringsmiddelvirksomhet, inkl matkontaktmaterialer. Legg så til en aktivitetskode som beskriver det som din bedrift utfører.

For slikt torgsalg, markedsbod etc skal du: Registreres med aktivitetskode «Detaljomsetning og servering» – og så velge produksjonsform «Leilighetsvis/mobilt salg av næringsmidler».  

Link til registrering: http://www.mattilsynet.no/mat_og_vann/matservering/restaurant_kafe_hotell/#skjema_og_tjenester

 Første pålogging:

  • Hvis det er første gang du skal logge på Altinn, må du ha fødselsnummer og pinkode fra minID klart.
  • Skal du rapportere for egen eller andres virksomhet, må du velge hvilken virksomhet du rapporterer for i Altinn.

Ha bedriftsnummeret klart:

  • Du må velge bedriftsnummeret til virksomheten for å rapportere til Mattilsynet, og ikke foretaksnummeret. Bedriftsnummeret får man etter å ha registrert seg i Brønnøysundregistrene.
  • Du vil finne e-læringsguider og brukerveiledninger som omhandler pålogging og skjematjenestene for næringsmiddelvirksomheter. Når du bruker Mattilsynets skjematjeneste, får du god oversikt over informasjonen som er registrert på din virksomhet hos Mattilsynet. Du får alltid kvittering på opplysningene du fyller ut i skjemaene.

Du kan benytte skjemaet Endre virksomhet for å legge til eller trekke fra informasjonen i skjematjenesten.

Virksomhetene har et selvstendig ansvar for å sette seg inn i og følge regelverket. Uansett størrelse på virksomheten må du og dine ansatte ha god basiskunnskap om regelverket. Det omfatter blant annet temperaturkrav og rengjøring av lokaler og utstyr, rutiner for oppbevaring, håndtering og omsetning av mat, personlig hygiene, og ev. merking av mat.

Mattilsynet fører tilsyn med at virksomheter produserer, bearbeider og selger mat og drikke som er helsemessig trygg og i samsvar med hygieneregelverket.

Her er link til mattilsynets nettsider. Her står mye nyttig info i form av veiledere, link til regelverk etc. http://www.mattilsynet.no/

 

Rull til toppen